Qui sommes-nous ?
Raison sociale : Espace Compétences SA ;
Rôle : responsable du traitement ;
Adresse postale : Route de Grandvaux 14, 1096 Bourg-en-Lavaux ;
Adresse du site : https://espace-competences.ch/ ;
Personne de contact : Annette Cottet, annette.cottet@espace-competences.ch.
Pourquoi cette déclaration de protection des données ?
La législation sur la protection des données protège les personnes contre une utilisation inappropriée de leurs données personnelles. Elle oblige le responsable du traitement à :
agir en transparence vis-à-vis des personnes concernées, notamment en les informant de la collecte et des traitements de données personnelles effectués ainsi que de la finalité de ceux-ci ;
limiter le traitement des données personnelles au strict nécessaire ;
prendre les mesures appropriées afin de protéger les données personnelles contre un emploi abusif de celles-ci ;
rappeler aux personnes concernées leurs droits s'agissant du traitement de leurs données personnelles.
À quelles législations notre entreprise est-elle soumise ?
En tant qu'entreprise privée dont le siège est en Suisse, notre institution est soumise à la Loi fédérale sur la protection des données (LPD, RS 235.1).
Dans la mesure où nous sommes susceptibles de collecter des données personnelles relatives à des personnes qui résident sur le territoire européen, nous sommes aussi tenus de respecter subsidiairement la législation européenne en la matière, telle qu'elle figure dans le Règlement général sur la protection des données (RGPD, 2016/679 EUR-LEX).
Qui est également susceptible d'accéder aux données personnelles ?
Hébergeur des données du site Internet
Raison sociale : Infomaniak SA;
Ces sociétés participent au traitement des données personnelles. Elles sont également soumises à la législation fédérale sur la protection des données et ont l'obligation de respecter les devoirs des sous-traitants en matière de protection des données personnelles (particulièrement art. 9 LPD). Dans la mesure de nos moyens, nous avons vérifié que ce soit bien le cas.
Quelles données personnelles sont collectées ?
Généralités
Nous recueillons sur les collaborateurs, intervenants, bénéficiaires, partenaires et visiteurs de notre site Internet les informations administratives nécessaires à assurer les relations de travail avec chacun d'eux. Nous avons recours à différents environnements informatisés qui nous permettent aussi bien de faciliter le partage d'informations entre les personnes qui en ont besoin pour accomplir leur mission que de restreindre les accès à ces seules personnes selon leur fonction. Ces accès sont journalisés afin d'être à même de vérifier leur bien-fondé et, au besoin, de renseigner utilement les personnes concernées.
Nous avons établi un règlement sur les accès aux données dans lequel sont mentionnées les règles sur le traitement des données personnelles selon les principes de la LPD.
Les personnes concernées sont dûment informées de notre politique de gestion des données personnelles et ont eu, dans la mesure du possible, l'occasion de donner leur consentement. Au surplus, toute situation particulière dans le recueil ou le traitement de données personnelles fait l'objet d'une information particulière et d'un traitement spécifique correspondant à la volonté exprimée par la personne concernée.
Si nous avons à partager des données personnelles, nous ne partageons qu'un minimum de données avec un minimum de personnes durant un minimum de temps, pour des traitements conformes aux buts préalablement définis. Ce principe prévaut également pour l'envoi de données personnelles à l'extérieur de notre établissement.
Visiteurs de notre site Internet
Nous ne traitons les données personnelles des visiteurs de notre site Internet que dans la mesure nécessaire à fournir un site fonctionnel et à répondre à leurs demandes.
Cookies
Notre site n'utilise aucun cookie de mesure d'audience, de statistiques ou de publicité. Les seuls cookies déposés par notre site sont strictement nécessaires à son fonctionnement :
[espace_competences]_session — durée : la session, [120] minutes d'inactivité — type : nécessaire — cookie de session de l'application. Il permet d'identifier la session du visiteur, notamment pour conserver la saisie d'un formulaire d'une page à l'autre. [À VALIDER : nom exact du cookie en production.]
XSRF-TOKEN — durée : la session — type : nécessaire — jeton de sécurité protégeant les formulaires contre la falsification de requête (attaques CSRF).
remember_web_* — durée : [5 ans] — type : nécessaire — déposé uniquement si l'utilisateur d'un compte de l'espace étudiant coche « Se souvenir de moi » lors de sa connexion, afin de le maintenir authentifié.
Ces cookies ne font l'objet d'aucun traitement particulier de la part de notre institution et ne sont pas exploités à des fins d'analyse du comportement des visiteurs.
Formulaires
Les formulaires présents sur le site Internet permettent de récolter les données nécessaires à répondre à la demande des visiteurs :
Formulaire de contact : nom, prénom, adresse e-mail, numéro de téléphone, message.
Formulaire de demande d'information sur une formation : formation concernée, nom, prénom, adresse e-mail, numéro de téléphone, message.
Inscription à la newsletter : adresse e-mail.
Formulaire d'inscription à une formation : session choisie, titre, nom, prénom, adresse privée (rue et numéro, complément, NPA, localité, canton, pays), téléphone, adresse e-mail, membre ASI (oui/non), membre H+ (oui/non), employeur (nom, rue et numéro, NPA, localité, canton, pays), fonction du participant, téléphone et adresse e-mail professionnels, adresse de facturation (destinataire, type, rue et numéro, complément, NPA, localité, canton, pays), remarques.
Espace étudiant et dossier de candidature
La création d'un compte sur l'espace étudiant et le dépôt d'une candidature impliquent le traitement des données suivantes : nom, prénom, adresse e-mail, mot de passe (conservé exclusivement sous forme chiffrée et non réversible), confirmation de l'adresse e-mail, date de naissance, nationalité, numéro de téléphone, adresse postale, ainsi que les pièces justificatives que le candidat téléverse à l'appui de son dossier (par exemple titres, attestations ou autres documents requis pour la formation visée).
Ces données et documents sont transmis à notre système de gestion des formations et des inscriptions, exploité par le sous-traitant mentionné plus haut, où ils sont conservés et traités pour l'instruction du dossier. Le site ne conserve localement que les éléments nécessaires à l'authentification du compte et le lien technique vers le dossier correspondant.
L'indication d'une affiliation à une association professionnelle (ASI, H+) est facultative et n'est utilisée que pour déterminer le tarif applicable. Elle est susceptible d'être qualifiée de donnée personnelle sensible au sens de l'art. 5 let. c LPD et bénéficie à ce titre d'une protection renforcée.
Journalisation technique
Pour des raisons de sécurité et afin de pouvoir intervenir en cas d'usage non respectueux ou frauduleux de notre site, les sessions actives conservent l'adresse IP et le type de navigateur (« user-agent ») utilisés pour se connecter.
Y a-t-il des contenus provenant d'autres sites Internet ?
Oui. Notre page de contact intègre un plan interactif fourni par Google Maps (Google Ireland Ltd. / Google LLC). Lors de l'affichage de cette page, votre adresse IP et des informations sur votre navigateur sont transmises à ce fournisseur, qui est susceptible de déposer ses propres cookies et de traiter ces données selon sa propre déclaration de protection des données. Ce traitement échappe à notre maîtrise.
Plus généralement, les contenus intégrés depuis d'autres sites (cartes, vidéos, images, articles) se comportent de la même manière que si vous vous rendiez sur ces autres sites. Si vous disposez d'un compte connecté sur ces sites tiers, ceux-ci peuvent collecter des données sur vous, utiliser des cookies, embarquer des outils de suivi et suivre vos interactions avec ces contenus embarqués.
Dans quels buts collectons-nous des données personnelles ?
Données personnelles
Nous collectons un minimum de données personnelles qui nous permettent de respecter nos obligations en tant que responsable d'un site Internet. En effet, nous devons être capables de savoir quels sont les identifiants techniques qui se sont connectés à notre site, ceci dans les situations d'un usage non respectueux ou frauduleux de celui-ci.
Cookies
Les cookies déposés servent exclusivement au bon fonctionnement et à la sécurité du site. Ils ne sont pas exploités par notre institution à d'autres fins.
Formulaires
Les données saisies dans les formulaires sont utilisées pour répondre à la demande adressée, gérer les inscriptions aux formations, établir les convocations, les attestations et les factures, informer les personnes qui l'ont demandé de nos prestations, et satisfaire à nos obligations légales et comptables.
Chaque personne qui saisit un texte en y incluant des données personnelles est responsable de ce qu'elle a saisi. Il est vivement recommandé de ne faire figurer qu'un minimum de données personnelles et de ne mentionner aucune information sensible, comme des données de santé ou des données sur sa situation sociale.
Où les données personnelles sont-elles stockées ?
Les données dont nous sommes responsables sont stockées en Suisse.
Quelles entités tierces accèdent à vos données ?
En plus des sous-traitants mentionnés ci-dessus, les données des visiteurs de notre page de contact peuvent être traitées par le fournisseur du plan interactif (Google). Notre site n'utilise aucun outil de mesure d'audience ou de statistiques tel que Google Analytics.
Nous ne vendons ni ne louons vos données personnelles à des tiers.
Comment protégeons-nous vos données personnelles ?
Nous faisons notre possible pour empêcher la fuite ou la divulgation non autorisée de vos données personnelles. Nous mettons en œuvre et maintenons des mesures managériales, légales, organisationnelles et techniques visant à assurer la sécurité de vos données personnelles.
En fonction de la mise à jour de septembre 2023 de la Loi fédérale sur la protection des données, nous avons mis en œuvre une démarche visant à :
suivre en continu toutes les questions relatives à la protection des données personnelles ;
documenter, valider et tenir à jour les mesures de sécurisation des données ;
définir des directives et des procédures précisant le comportement de notre personnel en lien avec le traitement des données ;
intégrer une réflexion sur la protection des données à tout projet en lien avec le traitement de données personnelles ;
sensibiliser nos collaboratrices et collaborateurs aux points-clés de la protection, afin que chacune et chacun puisse avoir un comportement responsable et avisé relativement à la collecte, au traitement et à la diffusion de données personnelles dans notre institution ;
accorder aux collaboratrices et collaborateurs uniquement un accès aux données nécessaires à l'accomplissement de leurs missions ;
informer les personnes concernées du traitement de leurs données personnelles et, le cas échéant, recueillir leur consentement libre et éclairé.
Sur le plan technique, les échanges avec notre site sont chiffrés (protocole HTTPS), les mots de passe des comptes ne sont jamais conservés en clair, l'accès à l'administration du site est restreint aux personnes autorisées et les accès sont journalisés.
Quels sont les droits des personnes concernées sur leurs données personnelles ?
S'agissant des personnes concernées, la législation sur la protection des données vise à :
ce que chacun soit informé de toute collecte de données personnelles le concernant ;
protéger chacun de tout traitement abusif de ses données personnelles ;
favoriser l'autodétermination informationnelle des personnes.
Vous avez la possibilité de demander si des données personnelles vous concernant sont conservées par notre institution. Le cas échéant, vous pouvez demander à recevoir un document ou un fichier informatique contenant les données personnelles que nous possédons à votre sujet.
Vous pouvez demander aussi à faire rectifier ou supprimer les données personnelles vous concernant. Cela ne prend pas en compte les données stockées à des fins administratives, légales ou pour des raisons de sécurité.
Enfin, vous avez aussi le droit de :
faire restreindre l'accès ou le traitement de vos données, voire le stopper ;
révoquer votre consentement au traitement de vos données personnelles ;
faire recours contre une décision ;
adresser une dénonciation auprès du Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT), au moyen de son formulaire d'annonce en ligne ;
déposer plainte auprès de l'autorité cantonale compétente.
Ces demandes s'adressent à la personne de contact mentionnée au début de la présente déclaration.
Quelque chose n'est pas clair pour vous ?
Si certaines de vos questions ne trouvent pas réponse dans cette déclaration, nous sommes à votre disposition pour y répondre et nous vous invitons alors à prendre contact avec nous.
Espace Compétences, le 21.08.2026.